Nastawiasz się na produktywny dzień, aby wszystko zdążyć. Robisz listę rzeczy do zrobienia, pijesz litrową kawę i z determinacją włączasz laptopa. A potem otwierasz Facebooka i wszystko Ci się rozmywa… Jest wieczór, jesteś zmęczony, a liczba zadań wcale nie spadła. Czy to brzmi znajomo?
Zarządzanie czasem to jedna z najważniejszych umiejętności współczesnego człowieka. Potrzebują jej wszyscy: freelancerzy, studenci, pracownicy biurowi i matki z niemowlętami. Bez tego nie da się osiągnąć równowagi między odpoczynkiem, życiem osobistym i pracą. Będziesz stale zdenerwowany i wypalony. Dziś porozmawiamy o tym, jak efektywnie zarządzać swoim czasem. Mamy nadzieję, że będzie to interesujące.
Dlaczego na nic nie mamy czasu?
Ktoś wstaje wcześnie, biega, gotuje śniadanie dla całej rodziny, medytuje, buduje karierę i daje radę wypocząć. Ale nie my. Autor, na przykład, po prostu biega i krzyczy przez cały dzień, ponieważ deadline’y są zawsze palące (magia). Może nawet przebiega 10 kilometrów… Tylko jakoś tak bez radości i zupełnie w innym celu.
Zanim przejdziemy do technik zarządzania czasem, zastanówmy się, gdzie trafia nasz czas. Oto czynniki i przyzwyczajenia, które go „kradną”:
- Maniakalne dążenie do idealnego wyniku.
- Prokrastynacja w przypadku nudnych lub złożonych zadań.
- Wykonywanie pracy dla siebie i dla tego ziomka. Koledzy będą Cię adorować, ale jak długo wytrzymasz w tym tempie?
- Nieskuteczne planowanie i brak priorytetów. Rozpraszasz się od ważnego projektu przez trywialne rzeczy i nie widzisz prawdziwego zakresu pracy.
- Wielozadaniowość, która zajmuje do 30% więcej czasu niż wykonywanie czynności krok po kroku. Multitasking negatywnie wpływa na koncentrację.
- Pragnienie relaksu. Facebook, Instagram, YouTube i TikTok to czterej zabójcy produktywności. Potrzebujemy około 15 minut, aby skupić się na zadaniu. Każda przerwa na obejrzenie krótkiego filmiku odsuwa nas do tyłu. I szczerze mówiąc, nie zawsze kontrolujemy czas, który poświęcamy na przewijanie kanałów.
- Długie poranne rytuały i rutyny. Obudziłeś się, posprzątałeś, wypiłeś kawę, przeczytałeś wiadomości i pomyślałeś o sensie życia… No i już czas na lunch. Jest to prawdą szczególnie w przypadku freelancingu. Weź się w garść i działaj szybko!
- Odmowa delegowania zadań.
- Za mało dobrego odpoczynku. Za mało snu, sportu, spacerów i nowych doświadczeń. Wykonuj różne czynności naprzemiennie, aby Twój mózg się przełączył i nie narastało zmęczenie.
- Problemy z motywacją. Jaki jest sens robienia czegoś, jeśli nie wiesz dlaczego?
Każdy z tych czynników wydaje się drobnostką… Ale gdy nakładają się na siebie, następuje prawdziwy kolaps czasowy. A lawina niewykonanych zadań dopada Cię i zasypuje pod koniec tygodnia. Zastanówmy się, jak uniknąć tego koszmaru.
Najlepsze techniki time managementu
Zarządzanie czasem to zestaw technik planowania, organizowania i kontrolowania czasu tak, aby wykonać zadania i osiągnąć równowagę między czasem wolnym a pracą. Podoba nam się ta definicja, ponieważ nie chcemy po prostu robić wszystko i być wołem roboczym, chcemy żyć szczęśliwie.
Oto 5 najpopularniejszych metod zarządzania czasem:
- Technika Pomodoro. Sporządź listę rzeczy do zrobienia, włącz minutnik, pracuj przez 25 minut i odpoczywaj przez 5 minut. Po czterech takich cyklach zrób sobie półgodzinną przerwę. Metoda ta jest szczególnie przydatna w przypadku monotonnych zadań, nauki i przygotowywania się do egzaminów. Nie przemęczasz się i wiesz, kiedy możesz się rozproszyć. Jeśli twoje zadania są duże i złożone, spróbuj zastosować metodę 90/30 — 90 minut pracy i 30 minut bezczynności. Stwórz swój własny system zarządzania czasem.
- Fresh or Fried. Świetna opcja dla tych, którzy o poranku są radośni i pełni energii. Najważniejsze zadania wykonujemy rano ze świeżą głową. A te przyjemne lub proste po południu, kiedy mózg jest już trochę „usmażony” i zmęczony.
- Matryca Eisenhowera. Pomaga ona ustalić priorytety. Podziel wszystkie zadania na 4 grupy:
- ważne i pilne — realizuj tak szybko, jak to możliwe;
- niepilne, ważne — mogą poczekać, ale nie powinny wpadać do pierwszej grupy, w przeciwnym razie sam siebie zamęczysz;
- nieważne, pilne — staraj się delegować;
- nieważne i niepilne — możesz je wykreślić z codziennej listy rzeczy do zrobienia.
Zastanów się również, jakie zadania możesz zautomatyzować lub uprościć za pomocą sztucznej inteligencji.
- Bloki czasowe. Z góry określasz czas, w którym będziesz pracować nad zadaniami. Na przykład od 8:00 do 9:00 sprawdzasz pocztę e-mail i odpowiadasz na wiadomości, od 10:00 do 13:00 piszesz kod, od 13:00 do 14:00 jesz lunch itd. Złożone lub powtarzalne zadania będą pojawiać się w harmonogramie od czasu do czasu. Proste zadania znikną wraz z ich zakończeniem. Możesz także uwzględnić czas na naukę lub hobby, jeśli chcesz zaplanować cały swój dzień.
- Metoda dziewięciu zadań. Każdego dnia wykonuj jedno duże i ważne zadanie, trzy średnie zadania i pięć małych. Pozwoli Ci to połączyć czynności o różnym stopniu złożoności i skupić się na tym, co najważniejsze.
Istnieje wiele technik radzenia sobie z czasem. Wybierz tę, która działa dla Ciebie. Pamiętaj jednak, że wszystkie one opierają się na ustalaniu priorytetów, planowaniu i strukturze. Oznacza to, że musisz zdawać sobie sprawę z tego, co robić i kiedy to robić, a także jak oceniać wyniki.
Time management: przydatne wskazówki
Przetestowaliśmy metody zarządzania czasem i zdaliśmy sobie sprawę, że nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Trzeba wsłuchać się w siebie. Na przykład, niektórzy ludzie są bardziej wydajni rano, podczas gdy inni rozpędzają się dopiero wieczorem. Każdy jest inny, wiesz?
Mamy jednak dla Ciebie kilka przydatnych wskazówek:
- Nie goń za produktywnością 24/7. Czasami uda Ci się wykonać wszystkie zadania z listy, a czasami po prostu trzeba odpocząć i zregenerować siły.
- Zaplanuj swój wolny czas. Nie tylko leżenie na kanapie i przewijanie kanałów, ale robienie czegoś, co doda Ci energii i przyniesie pozytywne emocje.
- Nie polegaj na własnej pamięci. Korzystaj z notatników i specjalnych aplikacji do zarządzania czasem (Forest, Trello, Notion, Kalendarz Google).
- Skup się na tym, co ważne i nie denerwuj się drobiazgami. Serio, jeśli wykonałeś najważniejsze zadania, to dobra robota. Zapomnijmy o maksymalizmie i ścisłych harmonogramach. Nie bądźmy masochistami.
Zarządzanie czasem pomoże Ci znaleźć punkt równowagi, skoncentrować się na swoich celach, być mniej nerwowym i mniej zmęczonym. Znajduje się na liście obowiązkowych soft skills, na które rekruterzy zwracają uwagę. Rozwijaj tę umiejętność.
A kiedy znajdziesz czas na naukę, zapisz się na kursy i darmowe maratony od GoIT. Poradzisz sobie ze wszystkim!
