Te pregătești pentru o zi productivă, astfel încât să reușești să faci totul la timp. Îți faci o listă de sarcini, bei un litru de cafea și te uiți cu hotărâre în oglindă. Apoi, deschizi Facebook și se începe… E seara, ești obosit, iar numărul de sarcini nu a scăzut. Îți sună cunoscută această situație?
Managementul timpului – una dintre cele mai importante abilități ale omului modern. Toată lumea are nevoie de acesta: freelancerii, studenții, lucrătorii la birou și mamele aflate în concediu de maternitate. Fără acesta, nu vei reuși să atingi un echilibru între odihnă, viața personală și muncă. Vei fi în permanență stresat și epuizat. Astăzi vom vorbi despre cum să-ți gestionezi eficient timpul. Sperăm că va fi interesant.
De ce nu avem timp pentru nimic
Unii oameni se trezesc devreme, aleargă, pregătesc micul dejun pentru întreaga familie, meditează, își construiesc cariera și reușesc să se bucure de odihnă. Dar nu și noi. De exemplu, autorul, doar aleargă și țipă toată ziua, pentru că deadline-urile ard mereu (magic). Poate că și el aleargă 10 kilometri… Numai că, cumva, fără bucurie și cu un alt scop.
Înainte de a trece la tehnicile de managementul timpului, să vedem unde se duce timpul nostru. Iată care sunt factorii și obiceiurile care îl «fură»:
- Goana maniacă după un rezultat perfect.
- Procrastinare când este vorba de sarcini plictisitoare sau complicate.
- Realizarea muncii pentru tine și pentru acel tip. Colegii te vor adora, dar cât timp vei rezista?
- Planificarea ineficientă și lipsa priorităților. Ne lăsăm distrași de la un proiect important de lucruri banale și nu vedem adevăratul volum de muncă.
- Multitasking, care necesită cu 30% mai mult timp decât să faci lucrurile în mod secvențial. Multitasking afectează negativ concentrarea.
- Dorința de a fi distras. Facebook, Instagram, YouTube și TikTok sunt cei patru ucigași ai productivității. Avem nevoie de aproximativ 15 minute pentru a ne concentra asupra unei sarcini. Fiecare pauză pentru un scurt video ne dă înapoi. Și, ca să fim sinceri, nici nu controlăm întotdeauna timpul în care răsfoim feed-ul.
- Ritualuri și rutină îndelungată de dimineață. M-am trezit, am făcut curățenie, am băut cafea, am citit știrile, m-am gândit la sensul vieții… E timpul pentru prânz. Acest lucru este valabil mai ales în freelancing. Acționează rapid!
- Refuzarea delegării sarcinilor.
- Insuficientă odihnă de calitate. Insuficient somn, sport, plimbări și experiențe noi. Alternează diferite activități astfel încât creierul să se schimbe și să nu se acumuleze oboseala.
- Probleme cu motivația. Care este scopul de a face ceva dacă nu înțelegi motivul?
Fiecare dintre acești factori pot părea neînsemnați… Dar când se suprapun, se produce un adevărat colaps în timp. Iar avalanșa de sarcini neîndeplinite te ajunge din urmă și te acoperă la sfârșitul săptămânii. Hai să ne gândim cum să evităm acest coșmar.
Cele mai bune tehnici de managementul timpului
Managementul timpului – un set de tehnici de planificare, organizare și controlul timpului pentru a finaliza sarcinile și pentru a găsi echilibrul între timp liber și muncă. Ne place această definiție, deoarece nu ne dorim doar să fim capabili să facem totul și să fim un cal de bătaie, ci vrem să avem o viață fericită.
Iată cele mai populare 5 metode de managementul timpului:
- Tehnica Pomodoro. Faci o listă de sarcini, pornești cronometrul, lucrezi timp de 25 de minute și te odihnești 5 minute. După patru astfel de cicluri, ia o pauză de 30 de minute. Această metodă este utilă în special pentru sarcinile monotone, pentru studiu și pentru pregătirea la examene. Nu te suprasolicitezi și știi când poți fi distras. Dacă sarcinile tale sunt mai mari și complicate, încearcă să folosești metoda 90/30 – 90 de minute de lucru și 30 de minute de odihnă. Creează-ți propriul sistem de gestionare a timpului.
- Fresh or Fried. O opțiune extraordinară pentru cei care sunt veseli și plini de energie dimineața. Finalizăm cele mai importante sarcini dimineața (cu capul fresh). Iar cele plăcute sau simple – după-amiaza, când creierul este deja un pic «prăjit» (obosit).
- Matricea Eisenhower. Ajută la stabilirea priorităților. Împarte toate sarcinile în 4 grupe:
- Importante și urgente – le finalizăm cât mai repede posibil.
- Neurgente, importante – pot aștepta, dar nu trebuie să intre în primul grup.
- Neimportante, urgente – încearcă să le delegi.
- Neimportante și neurgente – le poți șterge din lista de sarcini zilnice.
În plus, gândește-te ce sarcini poți automatiza sau simplifica cu ajutorul inteligenței artificiale.
- Blocuri de timp. Stabilești dinainte timpul în care vei lucra la sarcini. De exemplu, de la 8:00 la 9:00, verifici e-mailurile și răspunzi la scrisori, de la 10:00 la 13:00, scrii cod, de la 13:00 la 14:00, iei prânzul și așa mai departe. Sarcinile complicate sau repetabile vor apărea în program la intervale regulate. Iar sarcinile simple vor dispărea pe măsură ce se vor finaliza. De asemenea, aici poți include timpul pentru studiu sau hobby, dacă vrei să-ți planifici întreaga zi.
- Metoda nouă sarcini. În fiecare zi, îndeplinește o sarcină mare și importantă, trei sarcini medii și cinci sarcini mici. Acest lucru îți va permite să combini activități de diferite complexități și să te concentrezi asupra lucrurilor principale.
Există multe tehnici de gestionare a timpului. Alege-o pe cea care funcționează pentru tine. Dar nu uita că toate se bazează pe prioritizare, planificare și structurare. Adică, trebuie să înțelegi ce să faci și când să faci, și cum să evaluezi rezultatul.
Managementul timpului: sfaturi utile
Am testat metode de gestionare a timpului și ne-am dat seama că nu există o soluție universală. Trebuie să te asculți pe tine însuți. De exemplu, unele persoane sunt mai eficiente dimineața, în timp ce altele – seara. Fiecare este diferit. Dar noi avem câteva sfaturi utile pentru tine:
- Nu alerga după productivitate 24/7. Uneori reușești să finalizezi toate sarcinile de pe listă, iar alteori ai nevoie de odihnă și recuperare.
- Planifică-ți timpul liber. Nu doar să stai întins pe canapea și să răsfoiești Instagram, ci să faci ceva care să te energizeze și să-ți aducă emoții pozitive.
- Nu te baza pe memoria ta. Folosește caiete de notițe și aplicații speciale de gestionare a timpului (Forest, Trello, Notion, Google Calendar etc).
- Concentrează-te pe ce este important și nu te supăra din cauza lucrurilor mărunte. Serios, dacă ai finalizat cele mai importante sarcini, bravo. Lăsăm deoparte maximalismul și programele stricte. Nu suntem masochiști.
Managementul timpului te va ajuta să găsești un punct de echilibru, să te concentrezi asupra obiectivelor tale, să fii mai puțin stresat și mai puțin obosit. Acesta se află pe lista soft skills obligatorii la care recruiterii sunt atenți. Dezvoltă această abilitate.
Iar când vei găsi timp pentru a studia, înscrie-te la cursurile și maratoanele gratuite GoIT. Te vei descurca cu orice!
